Handelsbetingelser

Version 1.2 · gældende fra 05.10.2026

Disse handelsbetingelser gælder for aftaler om brug af Tracepas, om Assisteret onboarding, om Hostingpakken og om ad hoc-hjælp. Aftalen indgås mellem

[TODO: COMPANY DETAILS: legal name], CVR [TODO: CVR], [TODO: COMPANY DETAILS: address], hjemsted [TODO: COMPANY DETAILS: registered office (municipality)] (»vi«, »os«), og

den virksomhed, der opretter en konto eller bestiller en ydelse (»Kunden« eller »du«).

1. Aftalen og hvem den gælder for

1.1 Vi sælger kun til virksomheder. Platformen og ydelserne er ikke beregnet til forbrugere. Den person, der accepterer betingelserne, bekræfter at have fuldmagt til at binde Kunden.

1.2 Aftalen består af disse handelsbetingelser, databehandleraftalen, den valgte plan og pris som vist ved bestillingen, og eventuelle skriftlige tilbud på Assisteret onboarding eller en Enterprise-aftale. Rækkefølgen ved uoverensstemmelse fremgår af punkt 22.

1.3 Da aftalen indgås mellem erhvervsdrivende, fraviges e-handelslovens § 10, § 11, stk. 1, og § 12, jf. lovens § 13, stk. 2.

2. Definitioner

• Platformen: vores webbaserede system, herunder app, API, webhooks, leverandørportal og visning af produktpas.
• Brugere: de personer, som Kunden giver adgang til Platformen.
• Kundedata: alle data og dokumenter, som Kunden, Kundens Brugere eller Kundens leverandører lægger ind i Platformen, og det, Platformen danner ud fra dem.
• Forslag: en værdi, som Platformen eller vores team foreslår ud fra et dokument, med angivelse af kilden. Et Forslag er ikke godkendt, før en Bruger har godkendt det.
• Automatisk dokumentlæsning: den funktion, hvor dokumenter læses maskinelt ved hjælp af kunstig intelligens (AI), og hvor resultatet vises som Forslag.
• Erklæring: en EU-overensstemmelseserklæring, som Kunden udsteder i Platformen, fx efter bilag VIII i forordning (EU) 2025/40 (PPWR) eller bilag IX i forordning (EU) 2023/1542 (batteriforordningen).
• Produktpas: en side med produktoplysninger, som Kunden udgiver via Platformen, herunder batteripas og frivillige produktpas for emballage, og som nås via en QR-kode eller et link.
• Assisteret onboarding: ydelsen, hvor vi sætter Platformen op for Kunden og lader Kundens dokumenter læse med Automatisk dokumentlæsning, så data er klar til Kundens egen gennemgang, jf. punkt 7.
• Bindingsperiode: de første 12 måneder af et betalt abonnement, regnet fra aftalens indgåelse, jf. punkt 13.
• Hostingpakken: pakken »Hosting og datamodtagelse«, der holder udgivne Produktpas og QR-koder aktive, når Kunden ikke har et abonnement, jf. punkt 14.
• Ad hoc-hjælp: hjælp, ændringer, ny læsning af certifikater og support, som ikke indgår i Kundens abonnement eller pakke, jf. punkt 12.4.

3. Ydelserne

3.1 Platformen giver Kunden værktøjer til at indsamle dokumenter, få Forslag med kilde, godkende værdier, danne udkast til Erklæringer og teknisk dokumentation, udgive Produktpas med QR-koder og bede leverandører om dokumenter. Hvilke funktioner og grænser der indgår, fremgår af den valgte plan på prissiden.

3.4 Fair use på Business. Business omfatter højst 5.000 sider automatisk dokumentlæsning og 500 aktive produkter pr. måned. Overskrides grænsen, stopper den automatiske import, indtil næste måned eller indtil Kunden er overgået til en Enterprise-aftale, hvor pris, antal sider og API-kald aftales individuelt i en særskilt kontrakt.

3.2 Platformen er et hjælpemiddel. Vi leverer ikke juridisk rådgivning, overensstemmelsesvurdering, prøvning eller certificering, og vi er ikke bemyndiget organ.

3.3 Skabeloner, felter, vejledninger og regelsider i Platformen er udarbejdet ud fra retsakterne i EU-Tidende og viser, hvornår de sidst er gennemgået. De er ikke en garanti for, at et produkt, en Erklæring eller et Produktpas opfylder reglerne.

4. Kunden er fabrikant og har ansvaret

4.1 Kunden er den fabrikant eller anden erhvervsdrivende, som reglerne pålægger forpligtelserne. Kunden bærer alene det fulde juridiske ansvar over for myndighederne for, at produkter, emballage og batterier opfylder reglerne, og for at data er korrekte, samt for indholdet, underskrivelsen, udstedelsen og brugen af Erklæringer, teknisk dokumentation og Produktpas. Det gælder også, når udkastet er forberedt under en Assisteret onboarding.

4.2 Det følger af reglerne selv: En EU-overensstemmelseserklæring udstedes på fabrikantens eneansvar (PPWR bilag VIII, pkt. 3, og bilag VII, pkt. 1), og ved at udarbejde den påtager fabrikanten sig ansvaret for, at emballagen opfylder kravene (PPWR art. 39, stk. 4). For batteripas skal den erhvervsdrivende, der bringer batteriet i omsætning, sikre, at oplysningerne er nøjagtige, fuldstændige og ajourførte (batteriforordningen art. 77, stk. 4).

4.3 Vi er ikke Kundens bemyndigede repræsentant, importør eller distributør, og vi indestår ikke for Kundens overholdelse af reglerne. Kunden tager selv stilling til, om og hvordan Kunden registrerer produkter i EU's register for digitale produktpas, medmindre andet er aftalt skriftligt.

4.4 Kunden underskriver og udsteder selv Erklæringer. Vi underskriver ikke på Kundens vegne.

4.5 Erklæringer udstedes i Platformen på dansk og engelsk. Sælges et produkt i et andet EU-land, skal erklæringen også findes på det lands sprog. Oversættelse til andre sprog er Kundens ansvar.

5. Data, som Kunden og Kundens leverandører lægger ind

5.1 Kunden er ansvarlig for Kundedata, herunder at de er korrekte, fuldstændige og ajourførte, at Kunden har ret til at bruge dem, og at de ikke krænker andres rettigheder.

5.2 Vi kontrollerer ikke, om oplysninger fra Kunden eller Kundens leverandører er rigtige. Platformen viser kilden til hver værdi, så Kunden kan kontrollere den. Vi er ikke ansvarlige for fejl i Kundedata eller for følgerne af, at en Bruger har godkendt en værdi, uanset om værdien kom fra et dokument, et Forslag, en import, API'et eller vores team.

5.3 Forholdet mellem Kunden og Kundens leverandører, herunder leverandørernes pligt til at levere oplysninger, er et anliggende mellem dem. Leverandørportalen er et teknisk værktøj til at modtage dokumenterne.

6. Automatisk dokumentlæsning (AI)

6.1 Platformen kan læse dokumenter maskinelt ved hjælp af kunstig intelligens og vise resultatet som Forslag med side og uddrag fra dokumentet. Forslag kan være forkerte eller ufuldstændige.

6.2 Et Forslag bruges først i Erklæringer og Produktpas, når en Bruger har godkendt det. Kunden skal kontrollere hvert Forslag mod kilden, før det godkendes.

6.3 Automatisk dokumentlæsning udføres af den underdatabehandler, der står på listen over underdatabehandlere. Vi bruger ikke Kundedata til træning af AI, og vi bruger kun en tjeneste, hvor leverandøren efter sine vilkår ikke må bruge indholdet til at forbedre sine produkter.

6.4 Hvis automatisk læsning ikke er mulig, kan vores team læse dokumentet og lægge Forslag ind. Forslagene skal også her godkendes af Kunden.

7. Assisteret onboarding

7.1 Indhold. Ydelsen omfatter opsætning af Kundens konto i Platformen, hjælp til at komme i gang over e-mail eller telefon efter behov og Automatisk dokumentlæsning af de leverandørdokumenter, Kunden sender. Resultatet er Forslag med kilde og udkast til Erklæringer og Produktpas i Kundens konto. Omfanget fremgår af bestillingen eller vores tilbud.

7.2 Pris. Ydelsen koster et opstartsgebyr og en pris pr. produkt, emballage- eller batteritype efter prissiden eller vores tilbud. Beregneren på prissiden giver kun et estimat.

7.3 Leveringstid. Data er klar til Kundens egen gennemgang inden for 5 hverdage efter, at vi har modtaget bestillingen og Kundens dokumenter. Ved store mængder kan en anden frist aftales i tilbuddet. Mangler der dokumenter, regnes fristen fra, at de er modtaget.

7.4 Vores rolle. Vi er teknologileverandør. Vi er ikke konsulent eller rådgiver, og vi påtager os ikke Kundens ansvar efter reglerne. Automatisk dokumentlæsning laver udkast, som kan være forkerte eller ufuldstændige. Kunden skal selv logge ind, kontrollere hver værdi mod kilden, godkende den og selv udstede Erklæringer og udgive Produktpas. Ydelsen er ikke juridisk rådgivning og ikke en overensstemmelsesvurdering.

7.5 Leverandører. Vi kontakter kun Kundens leverandører, hvis Kunden skriftligt har givet os lov til det, enten i bestillingen eller ved at slå det til i Platformen sammen med adgangen efter punkt 7.7. Vi henvender os i Kundens navn og oplyser, at vi handler på Kundens vegne. Vi kan ikke love, at leverandørerne svarer.

7.6 Mangler. Mangler ved ydelsen skal meddeles os skriftligt inden 14 dage efter, at data er klar. Vi retter da de forhold, der skyldes vores fejl, uden beregning. Andre afhjælpningsbeføjelser er udelukket, medmindre punkt 15 giver ret til erstatning.

7.7 Adgang for vores team. Vores team kan få læseadgang til Kundens konto for at løse opgaven eller yde support. Kunden kan desuden i Platformen give vores team tidsbegrænset adgang til at forberede data i kontoen: oprette produkter, batterier og emballagetyper, uploade dokumenter og lægge værdier ind som Forslag. Vores team kan ikke godkende værdier, udstede Erklæringer eller udgive Produktpas; det gør Kunden selv. Adgangen udløber på den dato, Kunden vælger, kan lukkes af Kunden når som helst og ophører, når data er leveret. Alt, hvad vores team gør, logges i Kundens aktivitetslog.

7.8 Efter onboarding. Kunden har adgang til Platformen, til Kunden har godkendt værdierne og udgivet Produktpassene, dog højst 30 dage efter, at data er klar. Derefter overgår Kunden automatisk til Hostingpakken efter punkt 14, medmindre Kunden har tegnet et abonnement.

8. Produktpas, QR-koder og data i produktpas

8.1 Kunden giver os skriftlig bemyndigelse til at opbevare og gøre Kundens Produktpas tilgængelige på Kundens vegne, jf. batteriforordningen art. 77, stk. 4, og art. 78, litra c, og ecodesignforordningen (EU) 2024/1781 art. 11, litra c. Bemyndigelsen gør os ikke til den erhvervsdrivende, der er ansvarlig for passet.

8.2 Vi sælger, genbruger eller behandler ikke data i Produktpas, helt eller delvist, ud over hvad der er nødvendigt for at opbevare og vise dem (batteriforordningen art. 78, litra d; ecodesignforordningen art. 11, andet afsnit).

8.3 Adgang til offentlige Produktpas er gratis for dem, der scanner koden. Oplysninger med begrænset adgang vises kun via adgangslinks, som Kunden selv udleverer. Kunden er ansvarlig for, hvem der får et adgangslink.

8.4 QR-koder og links peger på vores ID-domæne (tracepas.com) eller på Kundens eget domæne, når Kunden har sat det op og bekræftet det i Platformen. Bruger Kunden eget domæne, er Kunden ansvarlig for, at domænet bliver ved med at pege på Platformen. Kunden er ansvarlig for tryk, placering og læsbarhed af QR-koder på produkter, emballage og dokumenter.

8.5 Produktpas må ikke indeholde markedsføring eller personoplysninger ud over det, reglerne kræver. Kunden er ansvarlig for indholdet.

9. Tilgængelighed og support

9.1 Vi tilstræber, at Platformen og de offentlige Produktpas er tilgængelige hele døgnet, men vi garanterer ikke en bestemt oppetid. Planlagt vedligeholdelse varsler vi i Platformen, når det er muligt.

9.2 Support ydes via e-mail på hverdage på betalte planer. Henvendelser fra Kunder på Business og Enterprise behandles først. Der gælder ingen garanterede svartider, medmindre det er aftalt skriftligt.

10. Brugere, adgang og sikkerhed

10.1 Kunden er ansvarlig for sine Brugere, deres roller og for at holde adgangskoder, API-nøgler og adgangslinks fortrolige. Vi anbefaler, at alle Brugere slår totrinsbekræftelse til.

10.2 Kunden må ikke bruge Platformen i strid med lovgivningen, forsøge at omgå sikkerhedsforanstaltninger eller belaste Platformen urimeligt, fx ud over de grænser for API-kald, der gælder for planen.

10.3 Vi kan midlertidigt spærre en adgang, hvis det er nødvendigt for at afværge et sikkerhedsbrud eller misbrug. Vi giver Kunden besked hurtigst muligt.

11. Ændringer af Platformen og skabeloner

11.1 Vi udvikler Platformen løbende. Vi kan ændre funktioner, hvis ændringen ikke væsentligt forringer den plan, Kunden har betalt for. Væsentlige forringelser varsler vi mindst 30 dage før.

11.2 Vi opdaterer skabeloner og regelsider, når vi bliver opmærksomme på ændringer i reglerne. Udstedte Erklæringer og udgivne versioner af Produktpas ændres ikke af en skabelonopdatering. Kunden beslutter selv, om en Erklæring skal udstedes på ny.

12. Priser og betaling

12.1 Priserne fremgår af prissiden og er i danske kroner eller euro ekskl. moms. Abonnementer og Hostingpakken faktureres månedligt forud. Assisteret onboarding faktureres ved bestillingen efter prissiden eller tilbuddet.

12.2 Betaling sker mod faktura, som sendes på e-mail, med betaling senest 14 dage efter fakturadato. Ved for sen betaling kan vi opkræve renter efter renteloven. Er betaling mere end 30 dage forsinket, kan vi efter skriftligt varsel på 10 dage begrænse kontoen til læseadgang. Offentlige Produktpas bliver ved med at være tilgængelige, jf. punkt 14.4.

12.3 Vi kan ændre priserne med mindst 60 dages varsel. Ændringen gælder fra næste betalingsperiode. En prisstigning i Bindingsperioden giver Kunden ret til at opsige til ikrafttrædelsen.

12.4 Ad hoc-hjælp. Hjælp, ændringer, ny læsning af certifikater og support, som ikke indgår i Kundens abonnement, herunder alt arbejde for Kunder på Hostingpakken og efter en Assisteret onboarding, afregnes med 1.000 kr. ekskl. moms pr. påbegyndt time, dog mindst 1 time pr. henvendelse.

13. Løbetid og opsigelse

13.1 Betalte abonnementer (Starter, Pro og Business) har en Bindingsperiode på 12 måneder fra aftalens indgåelse. Kunden kan tidligst opsige til udløbet af Bindingsperioden. Derefter fortsætter abonnementet måned for måned og kan opsiges med 1 måneds varsel til udgangen af en måned. Opsigelse sker i Indstillinger eller ved e-mail til os. Betalte beløb refunderes ikke.

13.2 Gratisplanen kan opsiges når som helst. En gratis konto uden udgivne Produktpas, som ingen har logget ind på i 24 måneder, sletter vi 30 dage efter, at vi har varslet det på e-mail til kontoens ejere.

13.3 Når et betalt abonnement ophører, overgår Kunden automatisk til Hostingpakken efter punkt 14, så udgivne Produktpas og QR-koder forbliver aktive.

13.4 Vi kan opsige aftalen med 3 måneders varsel, dog tidligst til udløbet af Bindingsperioden.

13.5 Hver part kan ophæve aftalen, hvis den anden part væsentligt misligholder den og ikke har bragt forholdet i orden senest 30 dage efter skriftligt påkrav.

14. Hostingpakken, eksport og sletning

14.1 Hostingpakken. Hostingpakken koster 99 kr. ekskl. moms pr. måned og faktureres månedligt. Den holder udgivne Produktpas, de Erklæringer, der vises i dem, adgangslinks og QR-koder aktive på samme adresse, uden ændringer. Pakken giver ikke adgang til selvbetjening i Platformen, Automatisk dokumentlæsning eller dashboards. Ændringer og anden hjælp afregnes som Ad hoc-hjælp efter punkt 12.4.

14.2 Hvorfor passene skal være aktive. Reglerne kræver, at batteripas forbliver tilgængelige, indtil batteriet er genanvendt, også efter at den ansvarlige erhvervsdrivende er ophørt (batteriforordningen art. 77, stk. 8, og art. 78, litra e). For produktpas efter ecodesignforordningen gælder det samme i den periode, de delegerede retsakter fastsætter (ecodesignforordningen art. 11, litra e). Det er Kundens ansvar, at det sker.

14.3 Fravalg af Hostingpakken. Kunden kan skriftligt fravælge Hostingpakken. Produktpas og QR-koder deaktiveres da permanent 30 dage efter, at vi har modtaget fravalget. Inden da:

a) oplyser vi Kunden skriftligt om, at produkter i omsætning kan komme til at mangle et lovpligtigt pas, og Kunden bekræfter at have en anden løsning;

b) udleverer vi på anmodning Kundens Produktpas, Erklæringer og data i åbne, maskinlæsbare formater;

c) kan vi på anmodning lade adresserne på vores ID-domæne viderestille til Kundens nye adresse, så trykte QR-koder fortsat virker. Opsætningen afregnes som Ad hoc-hjælp, og viderestillingen koster derefter ikke noget.

14.4 Manglende betaling og ophør. Er betalingen for Hostingpakken mere end 30 dage forsinket, giver vi skriftligt varsel. Betales der ikke inden 30 dage efter varslet, behandles det som et fravalg efter punkt 14.3, og passene deaktiveres tidligst 30 dage derefter. Er Kunden under konkurs eller ophørt, holder vi passene aktive, indtil boet, en ny ansvarlig eller Kunden selv har fravalgt pakken skriftligt efter punkt 14.3, og vi anmelder vores krav i boet.

14.5 Eksport. Under aftalen kan Kunden eksportere Kundedata med Platformens eksportfunktioner. Inden for 30 dage efter, at Kundens adgang til Platformen er ophørt, udleverer vi på anmodning en samlet eksport af dokumenter, Erklæringer og data i Produktpas i åbne, maskinlæsbare formater. Senere eksport afregnes som Ad hoc-hjælp.

14.6 Sletning. Senest 90 dage efter, at Kundens adgang til Platformen er ophørt, sletter vi Kundedata, bortset fra det, Hostingpakken holder aktivt, og oplysninger, vi skal opbevare efter lovgivningen, fx regnskabsmateriale efter bogføringsloven. Kopier i sikkerhedskopier slettes, efterhånden som sikkerhedskopierne udløber, senest 30 dage efter. Deaktiverede Produktpas slettes efter samme regler. For Kunder på Hostingpakken omfatter sletningen uploadede dokumenter, importfiler og kontaktoplysninger på leverandører; vi varsler det på e-mail 30 dage før, så Kunden kan bestille en eksport efter punkt 14.5.

14.7 Hvis vi ophører. Hvis vi ophører med at drive Platformen, varsler vi det mindst 6 måneder før, udleverer data efter punkt 14.5 og overfører så vidt muligt Produktpas og viderestilling fra ID-domænet til en anden udbyder eller til Kunden.

15. Ansvar og ansvarsbegrænsning

15.1 Parterne er ansvarlige efter dansk rets almindelige regler med de begrænsninger, der følger af dette punkt.

15.2 Vi er ikke ansvarlige for:

a) om Kundens produkter, emballage, batterier, Erklæringer og Produktpas opfylder reglerne; b) indhold, som Kunden, Kundens Brugere eller Kundens leverandører har lagt ind eller godkendt; c) beslutninger, som Kunden træffer på grundlag af Forslag, skabeloner, vejledninger eller udkast; d) bøder, påbud, tilbagetrækninger, tilbagekaldelser eller krav fra myndigheder eller tredjemand mod Kunden; e) indirekte tab, herunder driftstab, avancetab, tabt omsætning, tab af goodwill og tab af data, som Kunden kunne have genskabt fra egne kopier.

15.3 Vores samlede ansvar i et kalenderår er begrænset til det beløb ekskl. moms, som Kunden har betalt os i de 12 måneder før den begivenhed, der udløste kravet, dog mindst 5.000 kr. For Assisteret onboarding og Ad hoc-hjælp er ansvaret for den enkelte opgave begrænset til prisen for opgaven.

15.4 Begrænsningerne i punkt 15.2 og 15.3 gælder ikke, hvis vi har handlet forsætligt eller groft uagtsomt.

15.5 Kunden holder os skadesløse for krav fra myndigheder eller tredjemand, der skyldes indholdet af Kundens Produktpas, Erklæringer eller øvrige Kundedata, medmindre kravet skyldes vores fejl.

15.6 Krav skal fremsættes skriftligt uden ugrundet ophold, efter at den skadelidte part er blevet eller burde være blevet opmærksom på forholdet.

16. Force majeure

Ingen af parterne er ansvarlige for forsinkelse eller manglende opfyldelse, der skyldes forhold uden for partens kontrol, som parten ikke burde have forudset ved aftalens indgåelse, fx krig, naturkatastrofer, strejke, omfattende nedbrud hos internet- eller hostingudbydere, cyberangreb, som ikke kunne afværges med rimelige sikkerhedsforanstaltninger, eller myndighedspåbud. Force majeure fritager ikke for pligten til at holde offentlige Produktpas tilgængelige, så snart forholdet er ophørt.

17. Fortrolighed

Parterne holder fortroligt, hvad de får at vide om hinandens forretningsforhold, og som ikke er offentligt kendt. Pligten gælder også efter ophør. Den gælder ikke for oplysninger, som Kunden selv har offentliggjort, fx i offentlige Produktpas.

18. Rettigheder

18.1 Kunden ejer Kundedata. Kunden giver os ret til at behandle Kundedata i det omfang, det er nødvendigt for at levere ydelserne og opfylde denne aftale og databehandleraftalen.

18.2 Vi ejer alle rettigheder til Platformen, skabelonerne og vores dokumentation. Kunden får en ikke-eksklusiv brugsret, så længe aftalen løber.

18.3 Erklæringer, teknisk dokumentation og andre dokumenter, som Kunden danner i Platformen, må Kunden bruge frit, også efter ophør.

19. Personoplysninger

Når vi behandler personoplysninger på Kundens vegne, gælder databehandleraftalen. Kunden er dataansvarlig for disse oplysninger. For de personoplysninger, vi selv er dataansvarlige for, gælder vores privatlivspolitik.

20. Ændringer af betingelserne

Vi kan ændre betingelserne med mindst 30 dages varsel via e-mail og i Platformen. Ændringer, der er nødvendige på grund af ny lovgivning eller et myndighedspåbud, kan gennemføres med kortere varsel. Kunden kan opsige aftalen til ikrafttrædelsen, hvis ændringen er til væsentlig ulempe for Kunden.

21. Overdragelse og underleverandører

Vi kan bruge underleverandører til at levere ydelserne. Underleverandører, der behandler personoplysninger, står på listen over underdatabehandlere, og brugen sker efter databehandleraftalen. Vi kan overdrage aftalen til et selskab, der overtager Platformen, hvis Kunden får besked og vilkårene i punkt 14 videreføres.

22. Rangorden

Ved uoverensstemmelse gælder dokumenterne i denne rækkefølge:

1. databehandleraftalen, for så vidt angår behandling af personoplysninger;
2. en Enterprise-aftale eller et skriftligt tilbud på Assisteret onboarding, for så vidt angår det, de regulerer;
3. disse handelsbetingelser;
4. prissiden og øvrige beskrivelser på hjemmesiden.

23. Lovvalg og værneting

Aftalen er underlagt dansk ret, bortset fra danske lovvalgsregler, der ville føre til anvendelse af et andet lands ret. Tvister, som ikke kan løses ved forhandling, afgøres ved vores hjemting ved de danske domstole.

24. Kontakt

[TODO: COMPANY DETAILS: legal name] · CVR [TODO: CVR] · [TODO: COMPANY DETAILS: address] · [TODO: CONTACT: email]