Privatlivspolitik

Teksten mangler stadig virksomhedens oplysninger. De markerede felter udfyldes, før siden tages i brug.

Version 1.0 · gældende fra 29.09.2026

Denne politik forklarer, hvordan vi behandler personoplysninger, når du besøger vores hjemmeside, bruger Tracepas, uploader dokumenter via leverandørportalen eller åbner et produktpas. Den opfylder vores oplysningspligt efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14.

1. Dataansvarlig

[TODO: COMPANY DETAILS: legal name] CVR [TODO: CVR] [TODO: COMPANY DETAILS: address] E-mail: [TODO: CONTACT: email]

Har du spørgsmål til behandlingen eller vil du bruge dine rettigheder, så skriv til [TODO: CONTACT: email].

2. Hvornår vi er dataansvarlige, og hvornår vi er databehandler

Vi er dataansvarlige for de oplysninger, vi selv bestemmer over: besøg på hjemmesiden, kontaktformularen, brugerkonti, kundeforholdet, fakturering, support og sikkerhed.

Vi er databehandler for de oplysninger, vores kunder lægger ind i systemet: dokumenter, produktdata, oplysninger om leverandører, erklæringer, produktpas og scanningsstatistik. Her er kunden (den virksomhed, der bruger systemet) dataansvarlig, og vi behandler kun oplysningerne efter kundens instruks og vores databehandleraftale. Har du spørgsmål om de oplysninger, skal du kontakte den virksomhed, der har bedt dig om dokumenter eller har udgivet produktpasset. Vi hjælper kunden med at besvare dig.

3. Hvad vi behandler, hvorfor og på hvilket grundlag

3.1 Besøg på hjemmesiden og i systemet


Oplysninger	IP-adresse, tidspunkt, den side, der blev hentet, og browserens user agent
Formål	At levere siderne, beskytte mod misbrug og finde fejl
Retsgrundlag	Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f (legitim interesse i sikker og stabil drift)
Opbevaring	Vores hostingudbyders adgangslog: 30 dage. Vores fejllog: 14 dage. Til begrænsning af antal forsøg ved login, upload og kontaktformular gemmes en afledt værdi af IP-adressen i højst 1 time

Om cookies: se vores cookiepolitik. Vi bruger ingen statistik- eller markedsføringscookies i dag.

3.2 Kontaktformular og »Book en gennemgang«


Oplysninger	Navn, virksomhed, CVR- eller momsnummer, rolle, e-mail, telefon, beskrivelse af produkter, antal varenumre, din besked og sprog
Formål	At besvare din henvendelse og planlægge en gennemgang
Retsgrundlag	Art. 6, stk. 1, litra f (legitim interesse i at besvare henvendelser fra virksomheder) og, hvis du ønsker et tilbud, litra b (skridt før en aftale)
Opbevaring	12 måneder efter vores sidste kontakt, medmindre der indgås en aftale

Felterne navn, virksomhed og e-mail er nødvendige for, at vi kan svare dig. Øvrige felter er frivillige.

3.3 Brugerkonti


Oplysninger	Navn, e-mail, adgangskode (kun som hash-værdi), sprog, rolle i virksomheden, oplysninger om totrinsbekræftelse, hvis du slår det til, og aktive sessioner med IP-adresse og user agent
Formål	At give dig adgang til systemet, sikre kontoen og sende servicebeskeder, fx invitationer, nulstilling af adgangskode og status på serviceopgaver
Retsgrundlag	Art. 6, stk. 1, litra f (legitim interesse i at levere den tjeneste, din arbejdsgiver har købt, og i at holde den sikker)
Opbevaring	Så længe du har en konto. Sessioner slettes automatisk efter udløb. Når du fjernes fra en virksomhed, eller kundeforholdet ophører, slettes kontoen senest 90 dage efter. Dit navn kan fortsat fremgå af kundens aktivitetslog og af udstedte erklæringer, som kunden er dataansvarlig for

3.4 Kundeforhold, betaling og fakturering


Oplysninger	Virksomhedens navn, CVR- og momsnummer, adresse, kontaktperson, e-mail, valgt plan, fakturaer og betalinger
Formål	At indgå og opfylde aftalen, fakturere og opfylde bogføringsreglerne
Retsgrundlag	Art. 6, stk. 1, litra b (aftale), litra c (retlig forpligtelse efter bogføringsloven) og litra f for kontaktpersoner
Opbevaring	Regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører (bogføringsloven § 12). Øvrige oplysninger så længe kundeforholdet varer og 12 måneder derefter

3.5 Support og Assisteret onboarding

Beskeder i serviceopgaver og dokumenter, der sendes til os, behandler vi som databehandler for kunden. Når du skriver direkte til os om support, er vi dataansvarlige for korrespondancen (art. 6, stk. 1, litra f) og opbevarer den, så længe kundeforholdet varer og 12 måneder derefter.

3.6 Leverandørportalen

Har en virksomhed sendt dig et link til at uploade dokumenter, er det den virksomhed, der er dataansvarlig for dokumenterne, din kommentar og dine kontaktoplysninger. Vi opbevarer dem på virksomhedens vegne i systemet. Dokumenterne kan blive læst automatisk med AI (se punkt 4). Vi er selv dataansvarlige for de tekniske oplysninger i punkt 3.1.

3.7 Produktpas

Når du scanner en QR-kode eller åbner et produktpas:

bruger vi IP-adressen i selve forespørgslen til at finde landet. IP-adressen gemmes ikke i vores database;
gemmer vi kun land, enhedstype (mobil, tablet eller computer), sprog og dato som statistik til den virksomhed, der har udgivet passet;
sætter vi ingen cookies og bruger ingen sporingsteknologier. Har du tidligere valgt sprog på vores hjemmeside, læser vi dit sprogvalg.

Statistikken behandler vi som databehandler for den virksomhed, der har udgivet passet (fabrikanten). Til drift og sikkerhed (punkt 3.1) er vi selv dataansvarlige.

Produktpas og erklæringer kan indeholde navn og stilling på den person, der har underskrevet erklæringen, og en kontaktadresse for adgang til begrænsede oplysninger. Den virksomhed, der har udgivet passet, er dataansvarlig for de oplysninger.

4. Automatisk dokumentlæsning (AI)

Dokumenter, som kunder og leverandører uploader, kan blive læst automatisk ved hjælp af kunstig intelligens (AI), så systemet kan foreslå værdier med kilde. Til det bruger vi Google som underdatabehandler (se punkt 5 og 6). Et menneske hos kunden kontrollerer og godkender hver værdi, før den bruges. Vi bruger ikke oplysningerne til træning af AI, og vi bruger kun en tjeneste, hvor Google efter sine vilkår ikke må bruge indholdet til at forbedre sine produkter. Der træffes ingen afgørelser om personer alene på grundlag af automatisk behandling.

5. Modtagere

Vi deler kun personoplysninger med:

Simply.com A/S, Danmark: hosting af hjemmeside, system, database og filer.
Google Cloud EMEA Limited, Irland: automatisk dokumentlæsning.
[TODO: e-mailudbyder]: afsendelse af e-mails.
[TODO: betalingsudbyder]: betaling og fakturering.
[TODO: revisor/bogholder]: bogføring.
Offentlige myndigheder, når vi har pligt til det efter lovgivningen.

Den aktuelle liste over underdatabehandlere står på siden Underdatabehandlere.

Oplysninger i udgivne produktpas er offentligt tilgængelige, fordi den virksomhed, der har udgivet passet, har valgt det. Oplysninger med begrænset adgang vises kun for dem, virksomheden har givet et adgangslink.

6. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Vores hosting sker i Danmark. Ved automatisk dokumentlæsning kan Google behandle oplysningerne i lande uden for EU/EØS, herunder USA. Grundlaget er Kommissionens afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for EU-US Data Privacy Framework (gennemførelsesafgørelse (EU) 2023/1795), som Google LLC er certificeret under, og Kommissionens standardkontraktbestemmelser (gennemførelsesafgørelse (EU) 2021/914) i Googles databehandlervilkår. [TODO: tilpas dette afsnit, hvis dokumentlæsning sker via Vertex AI i EU. Så sker behandlingen i EU.]

7. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen ret til:

indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig (art. 15);
at få urigtige oplysninger rettet (art. 16);
at få oplysninger slettet (art. 17);
at få behandlingen begrænset (art. 18);
at få udleveret oplysninger, du selv har givet os, i et struktureret format (art. 20);
at gøre indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af vores legitime interesse (art. 21).

Rettighederne har visse begrænsninger, fx når vi skal opbevare oplysninger efter bogføringsloven. Når vi er databehandler, sender vi din henvendelse videre til den virksomhed, der er dataansvarlig.

Du kan klage til Datatilsynet, www.datatilsynet.dk.

8. Ændringer

Vi opdaterer politikken, når vi ændrer vores behandling. Den gældende version og datoen står øverst på siden.